Vagus is een moduleerbare 360 graden oplossing voor praktijkuitbouw en praktijkbeheer.
Wij integreren online presence en marketing, afsprakenbeheer, facturatie en patiëntenrelatiebeheer.
De basis voor een patiënten engagement platform.

Niet voor elke zorgprofessional is het compleet digitaal gaan een vanzelfsprekendheid ondanks de vele voordelen.

Indien je net zoals wij tot een werkbaar,schaalbaar en intuïtief model wil komen, heb je meerdere problemen te tackelen.
Voor een geïntegreerde totaaloplossing met betrekking tot alle facetten van praktijkbeheer, planning en uitbouw moet je momenteel gaan shoppen bij minstens 3 verschillende bedrijven.

Enerzijds een full service internetbureau inschakelen, anderzijds goede praktijksoftware zien te vinden die makkelijk in gebruik is en toch aan de hoge eisen kan voldoen die je wenst in verband met de patiëntenrelatie opbouw en bij voorkeur je preventieve rol ondersteunt.
Bovenop dit alles een sausje van technische integratie van beide systemen waarachter een strategische planning zit.

Helemaal moelijk wordt het wanneer je je patiënten wil empoweren om deel te nemen aan hun eigen gezondheid door middel van bijvoorbeeld app’s, adviesmails, doelen, surveys, etc

Gelukkig hoef je die reis niet alleen te maken. Wij hebben hem al gemaakt en willen je graag ondersteunen bij jouw reis.

Bij een full service internetbureau betaal je voor een degelijke site waarvoor er een gedegen onderzoek is gebeurd op zoekwoorden snel 15.000€ dat oploopt naar de 40.000€.
De online marketing beslaagt grosso modo 3 delen:

1) SEO (goed scoren in de zoekmachines)
2) SEA (betaald adverteren in de zoekmachines)
3) social media (digitale communitie opbouwen door rechtstreekse interactie)

SEO ben je maandelijks een 500€ aan kwijt, vaak een contract van 12 à 24 maanden.

SEA zit makkelijk rond de 300€-500€ per maand om de advertenties bij te schaven, plus het advertentiebudget zelf.

Basis software die vaak net niet doet wat je wilt of moeilijk instelbaar is. (agenda, facturatie, epd, ongeveer 90€-150€)

Als patiënten, vooral nieuwe, niet online inboeken maar je telefonisch willen spreken, is het belangrijk dat je altijd bereikbaar bent en snel opneemt.

Studies hebben uitgewezen dat een patiënt gemiddeld acht minuten spendeert aan het telefonisch vastleggen van een afspraak bij een zorgprofessional, na meerdere malen de zorgprofessional te proberen bereiken, indien ze doorzetten.

Een callcenter in Nederland hanteert prijzen tussen de 2,25 – 3.25€ per inkomend gesprek.

Je droom verwezenlijken en toch voldoende stabiliteit behouden om in je privé/gezin onderhoud te kunnen voorzien. Het was mijn droom een vijftal jaar geleden. Wat doe je dan? De lotto spelen? Heb ik nooit in geloofd.

Enkele dagen per week hard doorwerken en de rest van de week rustig aan? Kon ik me niet permitteren aangezien mijn gezin in Portugal woont. Het gemis van mijn zoon was de benzine om uit een ander vaatje te gaan tappen en iets extra-ordinairs op te tuigen.

Net op dat moment kwam ik in contact met Dries, een IT architect. Als ik het woord IT hoorde dacht ik aan grijze software systemen die niet in mijn wereld zouden passen. Ik kon me niet meer vergist hebben!

Op een bloedhete dag kwam Dries me bezoeken in Portugal, het was ergens in juli 2016. De druppels parelden van onze bezwete hoofden, we zaten aan het zwembad van Hotel Smart in Estoril.

Daar zat ik dan met een map vol facturen, 4 A4 bladen volgepend met namen van patiënten en hun telefoonnummer. Naarstig was ik ze één voor één aan het afbellen om ze een week nadien in te boeken. Het was weer bijna zover. Het vliegtuig naar Nederland werd waarschijnlijk op dat zelfde moment opgeblonken in de Rayanair stalling, een week later zou ik weer plaats nemen op rij 32, plaats C, mijn vaste stek.

In plaats van een caipirinha aan de lippen te zetten heb ik daar 4 uur met bezwete hand patiënten ingeboekt, het was Dries duidelijk: “Kris jongen, zo kan dit niet meer verder, je ziet je zoon amper, je patiënten kunnen je nooit bereiken, je bent aan het dweilen met de kraan open.”

Een dag later begonnen we een plan uit te werken: Hoe kan ik mijn twee praktijken in Nederland runnen en zelfs laten groeien zonder dat de problemen hierboven beschreven me nekken?

Vagus zag het daglicht.

Globale shift naar de patiënt toe.
diagram_cirkel
  • verwachtingen patiënten willen niet wachten, 7/7 callcenter
  • reguleren van de praktijk
  • communicatie met je patiënt
  • preventie oefeningen, tips, voedingsadviezen
  • samenwerking andere disciplines, collega’s
  • technologie Apps
Onze oplossing is modulair opgebouwd.

Dit kan je zien als een “patiënteninstroom” knop, hierachter schuilt een algoritme berekend aan de hand van data die we de voorbije jaren hebben verzameld in enkele praktijken.

Er wordt een onderzoek gedaan naar de online zoekvolume’s in jouw regio en een berekening gemaakt van de hoeveelheid concurrentie. Aan de hand hiervan wordt het volgende berekend: Na x aantal bezoekers op je site worden er zeker x aantal afspraken ingeboekt.

Het algoritme kiest de weg van minste “weerstand” om potentiële patiënten die online zoeken in jouw buurt, online te laten inboeken. Je kan de knop dus omhoog schuiven in periodes waarin je tijd hebt voor meer nieuwe patiënten of ze juist verlagen als je bijvoorbeeld op vakantie gaat.

Patiënten die jouw eigen landingspagina bezoeken kunnen zelf een online een afspraak maken. Hiervoor hoef je niets te doen en je ziet de afspraak automatisch verschijnen in je agenda.

Patiënten die liever bellen? Geen problemen, we schakelen ze rechtstreeks door naar een professioneel callcenter die de meest voorkomende vragen kan beantwoorden en desgewenst direct een afspraak kan inboeken. Wederom hoef je hier zelf niets voor te doen en zie je de nieuwe patiënt vanzelf verschijnen in je agenda.

Eventueel laten we reeds bestaande en bekende telefoonnummers doorschakelen naar dit callcenter. Dan is de telefonie direct geregeld en ben je elke dag van 8 tot 20:00 uur bereikbaar op doordeweekse dagen en zelfs in het weekend!

De combinatie van digitale communicatie met patiënten( = engagement data) en het elektronisch patiëntendossier (EPD) zorgt ervoor dat we een patiënten relatie / engagement platform kunnen ontplooien
Wat verstaan we hieronder?
Eerste fase
Koppeling tussen enerzijds het automatische basismailingsysteem (bestaande uit een afspraakbevestiging, intakeformulier, herinneringsmail en beoordelingsformulier) en het digitale patiënten dossier.
Tweede fase
Vagus ontwikkelt de basismailing en het EPD verder door naar:

1) Cockpit voor de behandelaar

Digitale opvolging
Patiënt doelen geven
Zorgplan uitwerken
Adviezen bij bepaalde aandoeningen
Enquetes
De inhoud kan per lid van de koepel besproken worden, of er kan vanuit de community gewerkt worden rond
De doelgroep kan gesegmenteerd worden uit de patiëntendatabase van de desbetreffende praktijk.
Voorbeeld uit de praktijk: een gerichte mailing naar iedereen met schouderklachten, of iedereen die al meer dan 4 maand niet meer is geweest.

2) Portaal voor de patiënt
Naar aanleiding van de Europese gegevensverordening medio 2018 bouwt Vagus aan een online patiëntenportaal. Patiënten zullen de mogelijkheid krijgen om te kunnen inloggen en gegevens van hen te bekijken. Dit portaal kan gebruikt worden om adviezen, etc te delen met de patiënt in casu. De patiënt zal hier ook zijn afspraak kunnen wijzigen of annuleren.

Onze facturatiemodule kunnen we koppelen aan Exact, de marktleider in België en Nederland

Hieronder staat een voorbeeld van de telefoon app (beschikbaar voor iOs en Android) waarin je een melding krijgt van elke nieuwe afspraak.